Hvad er ”best practice” inden for indkøb?
At lave en effektiv og god indkøbsstrategi er ikke svært i teorien. Det handler om at fjerne alle unødvendige huller og forhandle de bedste aftaler på plads. Men at få hele virksomheden med på dette er i praksis betydeligt vanskeligere.
Mange virksomhedsledere har en tendens til kun at se på indkøbsprisen, når de afgør, hvorvidt en aftale er god. Desværre er dette meget begrænsende for besparelsesmulighederne i virksomheden. Indkøbsprisen er kun toppen av isbjerget. Andre faktorer, som er mindst lige så vigtige, er kvalitet, leveringsgarantier, bestillingsprocedurer og logistikken hos leverandøren.
De færreste virksomheder formår at se helheden af indkøb. Ved at se på alle led i indkøbsprocessen kan man spare store beløb og mange arbejdstimer. For de fleste er pris langt fra den største udgiftsdriver ved indkøb. Millums salgschef SverigeMichael Willner
Leverandørstyring
Du bør tage styringen over dine leverandører og alle køb og aftaler med dem. Hvis du ikke følger nøje op på dine leverandører, kan du risikere ikke at få det optimale ud af dine aftaler.
Fuld konkurrence
Konkurrenceudsæt alt – til både traditionelle og utraditionelle leverandører.
Forberedelse
Udarbejd faktabaserede analyser (spend og fuld produktomkostning) for at sikre fuld indsigt og forhandlingsfordel.
Konsolider forbrug
Reducerer antallet af leverandører for at sikre mængderabatter
Kend din leverandør
Udnyt ændringer på leverandørmarkedet, kapacitet og deres direkte omkostningsbillede.
Vældig mange handler og accepterer alt ud fra leverandørens ønsker og præmisser. Hvis du skal lykkes med at få de bedste aftaler og det maksimale ud af de eksisterende aftaler, kræver det en tæt opfølgning på dine leverandører. ”Less is more” – ikke at have flere leverandører, end du kan følge op på.
Behovsstyring
Første trin er at starte med at finde ud af, hvad der er behovene i din virksomhed. Implementer ikke komplicerede og unødvendige systemer, men brug tid på at finde nøglepersonerne for indkøb i din virksomhed, og lav dem, der er vigtige.
Standardiser behov
Implementer ”best practice” behovsidentificering og procedurer for at finde frem til, hvem der kan købe hvad, hvor, hvornår og hvordan.
Optimal specifikation
Optimer produktspecifikationen for at minimere de samlede levetidsomkostninger.
De færreste virksomheder har en ordentlig kontrol over deres egne indkøb! Der er ofte mange, der kan bestille, og der følges i ringe grad op på, hvorvidt man køber via aftaler. Tommelfingerreglen er: Jo flere bestillere, jo større risiko for lækager fra kontrakten. Ved at have færre, men dedikerede indkøbere sikrer du, at du får den bedste pris og de bedste betingelser ved hvert køb.
Proceslandskab
Se på, hvordan I arbejder og hvilke processer I udfører. Er der muligheder for at forbedre disse? Skal man kunne dokumentere omkostningsbesparelser, må man også måle før og efter implementering.
Reducer indkøb uden for aftale
Sikre overholdelse af aftaler og procedurer. Gør det vanskeligt at købe uden for aftale.
Måle besparelse
Implementer måleværktøjer og rapportering for at sikre, at besparelser når helt frem til økonomi.
Styre betalingsbetingelser
Optimer betalingsbetingelser og udnyttelse af mulige rabatter.
Det eneste, som fungerer, er at have fuld kontrol over indkøbene. Med gode procedurer og regler kan man sikre, at handlen sker via aftale. For at kunne fremvise resultater må man måle før og efter.
